Дедлайн наближається З 10 червня 2021 року у нас почав діяти Закон України № 1217 “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі”, що запровадив електронні трудові книжки. Це означає, що всі дані з паперових трудових книжок мають бути внесені до цифрового Реєстру застрахованих осіб.
Як повідомляють у громадській організації “Трудові ініціативи”, держава дала п’ятирічний перехідний період для того, щоб здійснити цю “цифрову міграцію”. І до 10 червня 2026 рокуабсолютно вся інформація про трудову діяльність має бути відсканована, верифікована та внесена до Реєстру. Саме це гарантує, що трудова історія кожного з нас буде надійно захищена від будь-яких втрат, і стаж підтверджуватиметься для призначення пенсії.
Представники організації Аліна Антоненко та Катерина Швець зазначили, що відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово. І якщо трудова книжка вже була оцифрована, то робити цього повторно не потрібно – ні під час прийняття на роботу, ні під час звільнення.
За законом, перевести трудовий стаж із паперового формату в цифровий мають право як застрахована особа (працівник), так і страхувальник (роботодавець).
Що повинен зробити працівник:
– увійти до особистого кабінету на вебпорталі Пенсійного фонду України за допомогою кваліфікованого електронного підпису (https://portal.pfu.gov.ua/);
– обрати розділ “Електронна трудова книжка”;
– ознайомитися з наявними записами в електронній трудовій книжці;
– подати скановані копії паперових документів про стаж.
Окрім того, працівник також може передати відомості про трудову діяльність особисто в сервісному центрі Пенсійного фонду України. Ризикований момент Можливий і інший варіант оцифрування трудової книжки – коли відомості про стаж працівника подає представник роботодавця, він має:
– отримати згоду працівника щодо надання дозволу на обробку його персональних даних (у довільній формі);
– увійти до особистого кабінету на вебпорталі за допомогою кваліфікованого електронного підпису роботодавця або за допомогою кваліфікованої електронної печатки (https://portal.pfu.gov.ua/);
– зліва на сторінці особистого кабінету обрати пункт меню “Надання скан-копій трудової книжки працівника”;
– зазначити дані про реєстраційний номер облікової картки платника податків та ПІБ працівника;
– подати скановані копії паперових документів про стаж, а також скановану копію згоди працівника щодо надання дозволу на обробку його персональних даних.
Важливе уточнення: роботодавець може оцифрувати трудову книжку працівника, але, за законом, не зобов’язаний цього робити – які ризики це може спричинити? “Ситуація стає критичною, коли йдеться про мобілізованих працівників, які захищають Україну і фізично не можуть виконати свій обов’язок щодо самостійної подачі скан-копій до ПФУ. У цьому випадку, якщо роботодавець не оцифрує їхні книжки, їхній стаж може бути не підтверджений вчасно. Хоча це не юридична відповідальність, це є етичною та соціальною відповідальністю перед особою, яка виконує найважливіший державний обов’язок. Оскільки паперова трудова книжка мобілізованого працівника, як правило, зберігається у відділі кадрів, роботодавець єдиний, хто має фізичний доступ до оригіналу документа для оцифрування”,- застерігають у “Трудових ініціативах”. То ж хоча чинне законодавство України надає альтернативне право на оцифрування трудової книжки – або роботодавцю, або працівнику – у випадку з мобілізованими захисниками та захисницями виникає особлива ситуація, котра вимагає від роботодавця проявити соціальну ініціативу.
Також нагадаємо, що інформація про трудову діяльність після 1 січня 2004 року вже має бути внесена до Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Тому за періоди з 1 січня 2004 року для підтвердження стажу теоретично трудова книжка не потрібна, оскільки вся інформація про працівника вже повинна бути у Реєстрі. Перевірити це можна, отримавши витяг з Електронної трудової книжки на порталі Пенсійного фонду.
Що ж стосується стажу, набутого до 1 січня 2004-го, – то його потрібно самим вносити до реєстру. Основним джерелом інформації для цього є трудова книжка. Але якщо вона втрачена або містить помилки, можливі такі альтернативи, як відповідні виписки, довідки, особові рахунки, відомості про зарплату, письмові договори, посвідчення, характеристики, членські квитки профспілок з відмітками про внески. А якщо підприємство знаходиться на окупованій території або знищене – стаж підтверджується доказами двох свідків, які працювали там одночасно з заявником.
А у випадку, коли записи в трудовій книжці містять виправлення або неточності, а підприємство розташоване на окупованій території, стаж підтверджується через Комісії з питань підтвердження стажу роботи при головних управліннях ПФУ в областях та місті Києві.
Робота в шкідливих чи важких умовах (списки №1 і №2) підтверджується лише документами. Якщо підприємство ліквідоване без правонаступника – такі періоди також підтверджуються Комісіями ПФУ на основі архівних матеріалів. Виправлення помилок Варто не забути про те, що при внесенні необхідних даних для формування електронної трудової книжки можуть також знадобитися скани документів, які можуть вплинути на розрахунок стажу – наприклад, документи про освіту, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток тощо.
Після оцифрування трудової книжки паперовий варіант віддають працівникові. Якщо він виявить бажання продовжити ведення паперової трудової книжки, то роботодавець на його вимогу буде зобов’язаний паралельно із електронним обліком трудової діяльності також внести до паперової трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення.
Якщо в результаті перевірки цифрової версії трудової книжки виявлені неточні, хибні записи або створено неправильний чи некоректний електронний запис, у Пенсійному фонді радять:
– авторизуватися в особистому кабінеті на вебпорталі з використанням КЕП (кваліфікованого електронного підпису);
– створити повторне звернення (застраховані особи – у вкладці “Відомості про трудові відносини”, роботодавці – у вкладці “Відомості про трудові відносини працівника»);
– заповнити екранну форму;
– повторно завантажити скановану копію титульного аркуша трудової книжки (для ідентифікації приналежності документа);
– додати скановану копію сторінки із записами, які потребують уточнення;
– додати скановану копію уточнюючої довідки (за необхідності).
Інший варіант – підготувати оригінали документів, які підтверджують правильність даних (паперова трудова книжка, дипломи, свідоцтва про народження дітей (для жінок), військовий квиток тощо) та звернутися особисто до будь-якого Сервісного центру Пенсійного фонду України.
Галина Гірак
